关于收集各类档案资料的通知

 学校各部门：

根据《甘肃省高校档案馆（室）归档文件材料分类方法、归档范围及保管期限》《甘肃交通职业技术学校档案分类、归档范围管理制度汇编》的文件要求，为进一步加强学校各类档案资料的管理工作，维护档案的完整统一，有效地保护利用各类档案资源，防止重要档案资料流失，现对学校各部门存放的各类档案资料收集和归档工作相关事宜通知如下：

一、归档时间和地点

4月25日-5月30日，行政楼2楼223。

二、归档范围

1. 2021年度、2022年度、2023年度、2024年度各类文件材料。

2.学校党委、行政、纪委、团委、工会等部门的发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划等。

3.学校各部门的各种年度报表及统计数据资料，包括但并不限于基层报表、科研成果、基本建设、财务凭证、固定资产以及招生、学籍、毕业生成绩单、毕业生花名册等资料。（在校生学籍材料请按提交电子版扫描件）

4.主题教育材料。各归档单位在学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育过程中产生的有重要价值的文件材料、宣传报道、图片、实物等。

5.三抓三促材料。各归档单位在“三抓三促”行动过程中产生的有重要价值的文件材料、宣传报道、图片、实物等。

6.教育教学审核评估材料。各归档单位在教育教学审核评估工作中产生的有重要价值的文件材料、宣传报道、图片、实物等。

7.乡村振兴帮扶材料。各归档单位在乡村振兴帮扶工作中形成的有重要价值的相关文件材料、声像、实物等。

8.抗震救灾材料。各归档单位参与12·18积石山地震抗震救灾工作形成的有重要价值的相关文件材料、宣传报道、图片等。

9.学校的各种出版物，包括：校报、校刊、各部门所出的简报及工作动态等。

10.科研、基建项目、仪器设备等专题性、成套性档案。

11.学校举办重大活动所形成的材料，包括并不限于党代会、教代会、教学例会、科研工作会、运动会等形成的文字、图片、影像等资料。

12.外事工作形成的文件材料、出国（境）材料、国际合作与会议材料、外国留学生工作学习材料等。

13. 2021年度、2022年度、2023年度、2024年度各单位、各部门新形成的具有保存价值的各类纸质、电子、图表、声像、实物等材料（可参照附件2《甘肃交通职业技术学院各部门档案归档范围明细表》）。

三、归档要求

1.归档资料均需填写归档目录清单（附件1），办理交接手续。

2.归档材料应为原件，部门形成的材料应加盖本部门公章，特殊情况如为复印件的请备注说明（“此件与原件一致”）。

3. 请同时提交电子版和纸质版；无电子版的，请同时提交扫描件（扫描件要求像素在300dpi以上）。

4.各部门负责人要认真把好归档资料的审核关，安排专人负责，按时完成各类档案资料的年度归档收集工作。

5.各部门应指定专人负责档案材料的收集、整理和移交。

四、移交说明

1.学院发文需全部移交，文号不可以断开，缺失需补齐（发文需有正文、发文稿纸、定稿）；收文需有（收文处理单、收文）。如有附件也需打印出来。收发文按文号顺序排列，其他文件按类型（如会议类、报表类等）

2 .各处、室、学院会议纪要、会议记录、年度工作总结、工作计划、项目计划等都需移交归档，包括扶贫文件等。

3.各部门在移交文件时请按年度规整好移交，年度不可混淆。

4.本次归档范围参照依据于《中华民族共和国档案法》及实施办法，《高等学校档案管理法》和《甘肃省档案条例》，结合本校实际情况制定归纳。各处、室、学院结合本部门实际情况移交，特此说明。

五、特殊情况说明

由于学校近期进行了机构改革，对于在机构改革中撤销的部分请原部门负责同志负责提供原部门数据。

附件：1.甘肃交通职业技术学院各类档案资料归档移交清单

          2.甘肃交通职业技术学院各部门档案归档范围明细表

（联系人：王  芳  王桂芳  联系电话：0931-7675894  18919197708   13669380702）

                                                                                       图书馆（档案馆）                      

                                                                                        2025年4月24日

附件1：甘肃交通职业技术学院各类档案资料归档移交清单 (1)(1).pdf

附件2：甘肃交通职业技术学院各部门档案归档范围明细表20250424.pdf